“監(jiān)理通知單”的編寫、簽發(fā)，多數(shù)監(jiān)理人都存在問題
監(jiān)理工程師通知單(簡稱“監(jiān)理通知單”)是指監(jiān)理工程師在檢查承包單位在施工過程中發(fā)現(xiàn)的問題后，用通知單這一書面形式通知承包單位并要求其進行整改，整改后再報監(jiān)理工程師復查。
《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中5．4.11條規(guī)定：“對施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷，專業(yè)監(jiān)理工程師應及時下達監(jiān)理通知單，要求承包單位整改，并檢查整改結(jié)果”。
在條文說明中規(guī)定：“在監(jiān)理工作中，項目監(jiān)理機構(gòu)按委托監(jiān)理合同授予的權(quán)限，對承包單位所發(fā)出的指令、提出的要求，除另有規(guī)定外，均應采用B1表（即《監(jiān)理工程師通知單》)。監(jiān)理工程師現(xiàn)場發(fā)出的口頭指令及要求，也應采用B1表予以確認”。
由于監(jiān)理人員的業(yè)務工作水平、思想認識和經(jīng)驗上的不同，目前在簽發(fā)監(jiān)理通知單方面往往出現(xiàn)不統(tǒng)一和很多不規(guī)范的地方。筆者結(jié)合自身的工作實踐，就編發(fā)監(jiān)理通知單存在問題及如何規(guī)范提出建議。
2、監(jiān)理通知單的意義與作用
監(jiān)理通知單是監(jiān)理工程師在工程建設(shè)過程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件。
目的是督促承包單位按照國家有關(guān)法律法規(guī)、合同約定、施工規(guī)范和設(shè)計文件進行工程施工，保證工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題(不符合設(shè)計要求、施工技術(shù)標準、合同約定等)能得到及時糾正。
監(jiān)理通知單具有強制性、針對性、嚴肅性的特點。監(jiān)理通知單一旦簽發(fā)，承包單位必須認真對待，在規(guī)定期限內(nèi)按要求進行落實整改，并按時回復。
善于運用和簽發(fā)監(jiān)理通知單是監(jiān)理有所作為的體現(xiàn)。它能督促承包單位及時進行整改，促進工程建設(shè)的有效進行，有效地維護建設(shè)單位的利益。
同時，簽發(fā)監(jiān)理通知單也是考核監(jiān)理如何行使手中權(quán)利的一個指標，是對監(jiān)理業(yè)務能力和管理水平的一種檢驗。
3、編發(fā)監(jiān)理通知單存在的問題
(1)提出的存在問題不詳細，缺乏具體表述；或?qū)嶋H內(nèi)容有偏差，證據(jù)不足。
有的監(jiān)理通知單中所述的問題空洞、抽象，如“現(xiàn)場鋼筋保護層厚度不符合要求’，就缺少存在問題的具體鋼筋部位、保護層厚度的實測數(shù)據(jù)、違反的規(guī)范名稱和具體條款的描述，讓人摸不著頭腦，給人感覺是監(jiān)理未到現(xiàn)場實測實量，而是憑拍腦袋想出來的問題。
另外，由于監(jiān)理人員業(yè)務能力和技術(shù)水平等綜合素質(zhì)的差別，將缺乏證據(jù)或有偏差的內(nèi)容也寫進監(jiān)理通知單，從而影響到承包單位和建設(shè)單位對監(jiān)理的評價，進而削弱或降低對監(jiān)理的可信度和權(quán)威。
(2)缺乏時間觀念，對監(jiān)理通知單的時效性缺乏認識和重視。具體表現(xiàn)在監(jiān)理簽發(fā)監(jiān)理通知單的時間和承包單位簽收通知單的時間均不具體，多數(shù)只署年月日，沒有詳細到時點分，時效觀念弱。
監(jiān)理通知單的生效是以承包單位在回執(zhí)上簽署姓名和收到的時間為準，如簽發(fā)和簽收時間不具體，直接造成通知單的生效時間含糊。
如承包單位在上道工序施工中發(fā)生質(zhì)量問題時監(jiān)理簽發(fā)了通知單，但當天承包單位在問題未整改的前提下擅自進入下道工序施工，此時對方即可辯稱收到監(jiān)理通知單時已完成了上道工序，開始轉(zhuǎn)入下道工序施工，如要求他現(xiàn)在整改，則需要返工，既影響進度，又造成成本增加。
此刻監(jiān)理可謂騎虎難下，左右為難。原因就在于監(jiān)理通知單簽發(fā)時間不具體。
尤為嚴重的是，如因?qū)Ψ轿醇皶r整改，造成重大質(zhì)量或安全事故，追究責任時可能因為監(jiān)理簽發(fā)通知單的時間不具體而影響到責任界定的劃分。
另外，缺乏時效性還表現(xiàn)在通知單中要求承包單位整改的時限不具體，這樣承包單位對質(zhì)量或安全問題不能及時進行整改，而是無限期拖延，給監(jiān)理工作帶來被動。
(3)僅僅要求承包單位采取整改糾正措施，未要求其采取預防措施．簽發(fā)監(jiān)理通知單不僅僅是針對本次發(fā)生的問題，更重要的是要求承包單位分析問題產(chǎn)生的原因，并采取相應的預防措施防止類似問題的再次發(fā)生，但此點在實際操作中往往被忽視。
試想一下，如果不分析本次發(fā)生問題的原因，不采取相應的預防措施，不對人、機、料、法、環(huán)、測、程等導致問題產(chǎn)生的關(guān)鍵因素予以消除，承包單位的整改只能是治標不治本，類似問題還會在以后一而再、再而三地反復發(fā)生。
(4)用口頭通知代替簽發(fā)監(jiān)理通知單。有的監(jiān)理人員習慣于發(fā)現(xiàn)問題后均用口頭通知承包商進行整改，不留下書面痕跡。
這樣，一方面不能完整地體現(xiàn)監(jiān)理自身的工作情況，是一種監(jiān)理有所不為的表現(xiàn)：
另一方面如發(fā)生質(zhì)量安全問題，就為責任界定留下后患。
有的承包單位不恰當?shù)匕驯O(jiān)理通知單與上級管理部門對其的質(zhì)量安全處罰或考核指標掛鉤，使之對接收監(jiān)理通知特別敏感，這無形中也為監(jiān)理正常簽發(fā)監(jiān)理通知造成壓力。
而監(jiān)理為顧全與承包單位的關(guān)系，采取少發(fā)甚至盡量不發(fā)監(jiān)理通知單，進而凡是發(fā)現(xiàn)問題均采用口頭通知的辦法。
(5)不允許承包單位申訴，強令執(zhí)行。監(jiān)理通知單雖有一定的強制性，但根據(jù)FIDIC合同條款規(guī)定，應允許承包單位申訴。
承包單位如認為監(jiān)理通知單內(nèi)容不合理，應在收到監(jiān)理通知單后24小時內(nèi)以書面形式向監(jiān)理提出報告，監(jiān)理在收到承包單位書面報告后24小時內(nèi)做出修改、撤銷或繼續(xù)執(zhí)行原監(jiān)理通知單的決定，并書面通知對方。
緊急情況下，監(jiān)理可要求承包單位立即執(zhí)行監(jiān)理通知單，或承包單位雖有異議，但監(jiān)理決定仍繼續(xù)執(zhí)行監(jiān)理通知單，此時承包單位應予以執(zhí)行。
如因監(jiān)理通知單指令錯誤發(fā)生追加合同價款和給承包單位造成的損失由建設(shè)單位承擔，延誤的工期相應順延。
(6)未及時抄送建設(shè)單位，監(jiān)理通知單回復后更是不轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)單位。
監(jiān)理往往將監(jiān)理通知單在第一時間內(nèi)下發(fā)給承包單位，卻遲遲不抄送建設(shè)單位，影響了建設(shè)單位在第一時間對施工中出現(xiàn)問題的全面掌控，導致監(jiān)理自身也失去了一次爭取建設(shè)單位對監(jiān)理處理相關(guān)問題支持的機會。
另外，監(jiān)理通知單回復如不及時轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)單位，建設(shè)單位對監(jiān)理提出問題的整改落實情況也就不得而知。
(7)簽發(fā)時監(jiān)理人員冒名頂替或未做到親筆簽名。主要表現(xiàn)在監(jiān)理員以專業(yè)監(jiān)理工程師的名義、專業(yè)監(jiān)理工程師以總監(jiān)理工程師的名義簽發(fā)監(jiān)理通知單，在總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄上出現(xiàn)冒名簽字或者直接打字上去的做法削弱了監(jiān)理通知單的嚴肅性，也不利于培養(yǎng)和樹立監(jiān)理人員的責任心。
( 8)缺乏能真實反映問題的工程照。有的項目監(jiān)理機構(gòu)未配備數(shù)碼相機，監(jiān)理人員在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題就不能做到就地拍照取證，并反映到監(jiān)理通知單中，直接降低了反映問題的直觀性和客觀真實性。
4、監(jiān)理通知單的撰寫要點和簽發(fā)注意事項
在撰寫監(jiān)理通知單時，一方面要堅持原則，分清責任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應當達到的目標；另一方面，內(nèi)容應準確、完整、條理性強、表達清晰且要符合一定的格式要求。
監(jiān)理通知單的撰寫和簽發(fā)要注意下列要點和事項：
（1）監(jiān)理通知單在用詞上，要區(qū)別對待。對要求嚴格程度不同的用詞，應分別采用“必須”、“嚴禁”、“應”、“不應”、“不得”或“宜”、“可”、“不宜”等。
(2)存在問題部位的表述應具體。如問題出現(xiàn)在主樓三層樓板某梁的具體部位時應注明：“主樓三層樓板⑥軸、（A）～（B）列L5梁”。
(3)用數(shù)據(jù)說話，詳細敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容。一般應包括監(jiān)理實測值、設(shè)計值、允許偏差值、違反規(guī)范種類及條款等，如：“梁鋼筋保護層厚度局部實測值為18mm，設(shè)計值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結(jié)構(gòu)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》(GB50204—2002)5．5．2條款規(guī)定”。對吃不準的問題，監(jiān)理應在內(nèi)部切磋商量，查找相關(guān)標準規(guī)范后予以判斷。
(4)要求承包單位整改時限應敘述具體，如：“在48小時內(nèi)”。
(5)要求承包單位在監(jiān)理通知單回復時，針對提出問題深刻分析問題產(chǎn)生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經(jīng)過和整改結(jié)果等。
(6)要求承包單位采取預防措施，防止類似問題的再次發(fā)生。
(7)注明承包單位申訴的形式和時限，如“對本監(jiān)理通知單內(nèi)容有異議，請在24小時內(nèi)向監(jiān)理提出書面報告”。
(8)總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄應親筆手簽，堅持“誰簽發(fā)、誰簽字、誰負責”的原則
(9)簽發(fā)和簽收時間應具體，宜詳細到分鐘，如：“2005年3月10日上午9：30監(jiān)理簽發(fā)，上午9：35承包單位負責人簽收”
(10)反映的問題如果能用照片予以記錄，應附上照片。
(11)監(jiān)理通知單應及時抄送建設(shè)單位。
5、例外建議
(1)在事前控制階段，為預防施工中可能遇到的問題，監(jiān)理為事先提醒承包單位，此時建議使用《監(jiān)理工作聯(lián)系單》。
這樣既可以提醒對方在施工中引起足夠的注意和重視，并采取相應的預防措施，避免問題的發(fā)生，也可減少監(jiān)理通知單數(shù)量，且監(jiān)理工作聯(lián)系單一般不需回復，而監(jiān)理通知單必須一一回復。
但是，如果施工過程中承包單位違反了監(jiān)理工作聯(lián)系單中的內(nèi)容，則應立即簽發(fā)監(jiān)理通知單予以指出。
(2)對監(jiān)理在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)的一些未違反規(guī)范強制性條文的偶然性問題，并且承包單位可以配合立即進行整改的，此時監(jiān)理也可不發(fā)監(jiān)理通知單，而采取使用《施工整改記錄單》的形式。
此記錄單與施工通知單形式類似，不同之點是記錄單一般由現(xiàn)場監(jiān)理人員使用，使用時監(jiān)理將提出的問題列成表格，要求承包單位對列出的問題一一予以認可，監(jiān)理對整改情況進行記錄，最后的復查情況需承包單位在記錄單上確認。
即一張記錄單，完整記錄了問題的提出、整改、復查的全過程，即解決了問題，又省去了承包單位書面回復等眾多環(huán)節(jié)，提高了解決問題的效率。
如果記錄單上的問題反復發(fā)生，為引起承包單位足夠重視，監(jiān)理應立即簽發(fā)監(jiān)理通知單。
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